Bilingual Administrative Assistant

About Us

St.Amant supports over 5,000 people in Manitoba with developmental disabilities, autism and acquired brain injury. We are a not-for-profit organization that offers a wide range of supports for adults, children and their families. Our over 2,000 staff follow a person centred approach and adapt to the needs of each person and each family. St.Amant is guided by its core values of Collaboration, Hospitality, Excellence and Respect.

Position Summary and Scope of Service:

Reporting to the Manager, Case Management, the Administrative Assistant provides services in accordance with the “Mission” and “Values” of St.Amant, policies and procedures of the service area, external legislation and all relevant professional standards of practice. The Administrative Assistant is familiar with and promotes a “customer service focus” in the provision of services to clients, staff and in other professional relationships.

The Administrative Assistant participates in continuous quality improvement activities, including contributing to the development, modification and implementation of service area goals, objectives, policies, procedures and standards. The Administrative Assistant provides support to staff and service area managers in a variety of administrative functions relating to the operation of the assigned service area.

The Administrative Assistant performs all duties professionally, ethically and with integrity. The Administrative Assistant takes an active role and personal responsibility for continuous learning to promote knowledge and best practices. The Administrative Assistant participates in staff development opportunities and is familiar with and adheres to all policies related to risk management and promotes and follows all safe, healthy and respectful workplace practices.

Qualifications:

Educational:

• Grade XII diploma or certificate
• Administrative Assistant or Secretarial training at a community college or career college level, with emphasis computer applications and office procedures
• Knowledge of medical terminology is an asset

Professional:

• Previous experience as an administrative assistant or secretary
• Previous experience working in a healthcare setting
• Skilled in the use of current software tools and applications including; Excel, Word, PowerPoint, Publisher, Access, and Outlook
• Experience creating and handling large, complex databases
• Proficient in the use of the full range of modern office equipment
• Experience performing a wide range of administrative/secretarial tasks
• Experience with complex record keeping and file systems
• High proficiency in and applying current best practices as they relate to office support functions, procedures, and techniques including the ability to compose correspondence, take minutes, produce large volumes of accurate and attractive documentation/materials
• Strong organizational and communication skills (written and oral)
• Demonstrated ability in developing relationships with clients and staff that are supportive and educational, and that reflect St.Amant Mission and Values
• General knowledge of Children’s disAbility Services, Community Living disAbility Services and/or The Department of Education within Manitoba is an asset
  

Personal:

• Must be fluent, in speaking, reading and writing in both the French Language and English Language. Prior to hire, testing will be conducted
• Organized, professional and able to maintain effective interactions at all levels
• Self-motivated, confident, creative, innovative, productive, positive, energetic and collaborative
• Strong interest in process improvement; commitment to ongoing professional development and life-long learning
• Demonstrated confidential and ethical behaviour in the performance of all responsibilities
• Effective prioritization practices, efficient work methods that support due dates and required timeframes
• Ability to use good judgment in recognizing scope of authority
• Excellent written and verbal communication skills
• Flexible and able to work within a non-conventional schedule when this is of benefit to the assigned service area
• Ability to identify high risk situations and respond appropriately
• Ability to demonstrate behaviour consistent with the Mission and Values of St.Amant
• Ability to work harmoniously and contribute to effective employee and team relationships
• Ability to effectively manage variable stressors typically encountered in the workplace
• Projects a professional image
• Physically able to perform the duties of the position
• Successful completion of a satisfactory Criminal Record Check and Abuse Registry Check is required
  

Duties and Responsibilities

Program/Service Support:

Under the coordination of the Manager, Community Nursing Services, the Administrative Assistant provides administrative support consistent with the Mission, Values, policies, principal functions and priorities of St.Amant.

Duties include:

• Responsible for the compilation, organization, and dissemination of clinical and administrative data related to the service area and assisting in the preparation of reports and presentations in a variety of formats
• Responsible for organizing, creating and maintaining databases and electronic and paper file systems
• Organizes, prioritizes and ensures the delivery of effective, timely, courteous and professional services
• Assists management with process improvements related to the effective delivery of services
• Organizes and maintains mailboxes and collects, sorts and distributes mail in the assigned service area
• In conjunction with IT Services, provides support and basic instruction for the use of computers, telephones and other office technology
• Arranges for maintenance of basic office equipment including photocopiers, fax machine, printers, scanners and laminator
• Works on a variety of communication related projects as assigned
• Completes orders for equipment and supplies for the assigned service area and maintains a record of these
• Coordinates meetings, including scheduling and resources (i.e. room bookings, IT requirements, catering) for committee and staff meetings
• Compiles minutes for meetings
• Makes bookings for off-site meeting and catering requirements
• Stocks printers and photocopier
• Submits work orders to Environmental Services for maintenance requests
• Updates QHR with staff competencies & skills
• Consults effectively with other supports and services to ensure coordination of planning
• Develops a clear understanding of health or client record documentation standards according to specific service area policies
• Reports and documents all high risk or potentially high risk situations according to policy
• Establishes and maintains effective relationships with team members, other employees and leaders, clients, volunteers and external parties
• Works collaboratively with program and service leaders
• Exercises confidentiality and ethical practices in all work activities

The above information is intended to describe the general nature of this position and is not considered to be a complete statement of duties and responsibilities. Additional duties and responsibilities may be assigned provided they are consistent with the qualifications identified and fall within the parameters of this role.

St.Amant is a bilingual organization. Proficiency in both official languages (French/English) would be considered an asset.

St.Amant supports equitable employment practices and promotes an inclusive workforce representative of the people we support including diverse abilities, backgrounds, cultures, and identities. Applicants can request reasonable accommodations in all aspects of the selection and hiring process.

As a condition of employment, successful candidates will be required to provide a satisfactory Criminal Record Check with Vulnerable Sector Screening, Adult Abuse Registry Check, Child Abuse Registry Check and Prior Contact Check.

As a Condition of Employment, new hires must complete a series of Occupational Health checks. This includes the requirement to confirm immunization or immunity of specific communicable diseases. Successful applicants will also be required to provide proof of COVID-19 vaccination prior to start date.

We offer a competitive salary and a comprehensive benefits package that includes: Health & Dental Plans, Life Insurance Plans, Long Term Disability, Employer Paid-Employee Assistance Plan, and Employer-Matched Pension Plan.

Adjoint administratif

Comme il s’agit d’un poste désigné bilingue, le test de langue française sera effectué avant l’offre. Le niveau B+ ou plus élevé est requis, sauf accord contraire du programme.

À notre sujet

St.Amant soutient plus de 5 000 Manitobains et Manitobaines qui ont des troubles du développement, des troubles du spectre de l’autisme ou une lésion cérébrale acquise. Notre organisme à but non lucratif offre une vaste gamme de mécanismes de soutien aux adultes, aux enfants et à leurs familles. Nos quelque 2 000 employés préconisent une démarche axée sur la personne tout en s’adaptant aux besoins de chaque personne et de chaque famille. St.Amant est guidée par nos valeurs fondamentales que sont la collaboration, l’hospitalité, l’excellence et le respect.

Description du poste et étendue des services :

Sous la responsabilité de la gestionnaire, des services d'autisme, l’adjoint administratif ou l’adjointe administrative fournit des services conformément à la « Mission » et aux « Valeurs » de St.Amant, aux politiques et procédures spécifiques à cette zone de services, à la législation externe ainsi qu’à toutes les normes de pratique professionnelle pertinentes. L’adjoint administratif ou l’adjointe administrative connait et promeut une « approche axée sur la clientèle » dans la fourniture de services aux clients, aux membres du personnel et toute relation professionnelle.

L’adjoint administratif ou l’adjointe administrative participe aux activités d’amélioration continue de la qualité, apportant sa contribution notamment à l’élaboration, la modification et l’application des buts, objectifs, politiques procédures et normes de cette zone de services.L’adjoint administratif ou l’adjointe administrative apporte son soutien aux membres du personnel et aux gestionnaires de cette zone de services en adoptant diverses fonctions administratives liées au fonctionnement de la zone de services assignée.

L’adjoint administratif ou l’adjointe administrative effectue toutes ses tâches de manière professionnelle, éthique et intègre. L’adjoint administratif ou l’adjointe administrative adopte un rôle actif et s’engage personnellement dans l’apprentissage continu pour promouvoir les connaissances et les meilleures pratiques. L’adjoint administratif ou l’adjointe administrative participe aux occasions de perfectionnement données aux membres du personnel, connait et adhère à toutes les politiques liées à la gestion des risques, encourage et respecte toutes les pratiques en milieu de travail sécuritaires, saines et respectueuses.

​Qualifications :

Académiques :

• Diplôme ou certificat de 12e année
• Formation d’adjoint administratif ou de secrétaire niveau collège communautaire ou collège carrière, avec une importance apportée aux applications informatiques et aux procédures administratives
• ​Connaissance de la terminologie médicale est un atout
  

​Professionnelles :

• Expérience antérieure en tant qu’adjoint administratif ou secrétaire
• Expérience antérieure de travail dans un environnement médical
• Compétence dans l’utilisation des outils et applications logiciels, notamment Excel, Word, PowerPoint, Publisher, Access et Outlook
• Expérience dans la création et l’utilisation de bases de données importantes et complexes
• Bonne maîtrise d’une grande variété de matériel de bureau moderne
• Expérience dans la réalisation de tâches administratives / de secrétariat très diverses
• Expérience dans l’utilisation de systèmes de fichiers et de tenue de registres complexes
• Bonne maîtrise des meilleures pratiques et de leur application au niveau des fonctions, procédures et techniques liées au soutien administratif, notamment la capacité à rédiger la correspondance, les comptes rendus, produire une grande quantité de documents précis et attrayants
• La maîtrise du français oral est obligatoire. Il faut obligatoirement passer un test de français et obtenir au moins un B+ en expression orale et en compréhension orale pour pouvoir comprendre le français et communiquer dans cette langue sur demande
• Solides compétences organisationnelles et aptitudes en communication (écrit et oral)
• Compétence avérée dans le développement de relations avec les clients et les membres du personnel axées sur le soutien ainsi que la pédagogie, et qui reflètent aussi bien la mission que les valeurs de St.Amant
• Culture générale des Services aux enfants handicapés, des Services d’intégration communautaire des personnes handicapées ou du ministère de l’Éducation au sein du Manitoba est un atout

Personnelles :

• Personne organisée, professionnelle et capable d’entretenir des échanges efficaces à tous les niveaux, motivée, confiante, créative, innovatrice, productive, positive, dynamique et ayant un état d’esprit collaboratif
• Intérêt marqué pour l’amélioration des processus; engagement envers la formation professionnelle continue et l’apprentissage tout au long de la vie
• Respect de la confidentialité et comportement éthique avérés dans l’exécution de toutes les tâches
• Pratiques de priorisation efficaces, méthodes de travail efficientes respectant les échéances et périodes de temps exigées
• Capacité à faire preuve de discernement pour reconnaitre les limites des pouvoirs
• Excellentes aptitudes pour la communication orale et écrite
• Capacité à s’adapter et à travailler selon un horaire non conventionnel quand cela sert les intérêts de la zone de services assignée
• Capacité à identifier les situations à haut risque et d’y réagir en conséquence
• Capacité à adopter un comportement conforme à la mission et aux valeurs de St.Amant
• Capacité à travailler de manière harmonieuse et d’entretenir des relations efficaces avec les membres du personnel et l’équipe
• Capacité à gérer efficacement les facteurs de stress rencontrés typiquement sur le lieu de travail
• Renvoyer une image professionelle
• Physiquement capable d'exécuter les tâches liées au poste
• Vérification satisfaisante du casier judiciaire et du registre des mauvais traitements obligatoire

Tâches et responsabilités :

Soutien du programme / service :
Sous la coordination de le gestionnaire des services de cas, l’adjoint administratif ou l’adjointe administrative apporte un soutien administratif conforme à la mission, aux valeurs, politiques, fonctions et priorités de St.Amant.

Tâches :

• Responsable de la collecte, organisation et diffusion des données médicales et administratives liées à la zone de services et aider à préparer les rapports et présentations dans divers formats
• Responsable de l’organisation, création et tenue à jour des bases de données ainsi que des systèmes de fichier électronique et de dossier papier
• Organiser, prioriser et assurer une prestation de services dans les délais, efficace, courtoise et professionnelle
• Aider la direction à améliorer les processus au niveau de l’efficacité de la prestation des services
• Organiser et entretenir les boîtes aux lettres, réceptionner, trier et distribuer le courrier au sein du service assigné
• En liaison avec le service informatique, apporter son aide et donner des instructions de base pour l’utilisation d’ordinateurs, téléphones et autres technologies de bureau
• Organiser l’entretien du matériel de bureau de base notamment les photocopieurs, télécopieur, imprimantes, scanneurs et machine à plastifier
• Travailler sur divers projets en lien avec la communication tels qu’assignés
• Réaliser les commandes pour le matériel et les fournitures du service et tenir un registre de ces commandes
• Coordonner les réunions, y compris la programmation et les ressources (c.-à-d. réservation de salle, besoins informatiques, restauration) pour les réunions de comité et du personnel
• Compiler le compte rendu pour les réunions
• Effectuer les réservations pour toute réunion en dehors du lieu de travail y compris pour la restauration
• Approvisionner les imprimantes et photocopieurs
• Soumettre aux services environnementaux les bons de commande pour les demandes d’entretien
• Tenir à jour le programme QHR au niveau des compétences et habiletés des membres du personnel
• S’entretenir efficacement avec les autres soutiens et services pour assurer la bonne coordination de la planification
• Acquérir une bonne compréhension des normes concernant la documentation médicale ou les fiches clients conformément aux politiques propres à chaque zone de services
• Rendre compte de toutes les situations à haut risque ou pouvant potentiellement l’être conformément à la politique
• Établir et entretenir de bonnes relations avec les membres de l’équipe, les autres employés et chefs, les clients, les bénévoles ainsi que les intervenants extérieurs
• Travailler en collaboration avec les chefs de programme et de service
• Assurer la confidentialité et adopter des pratiques éthiques dans toutes les activités professionnelles

Effectuer les autres tâches qui lui sont assignées

La personne retenue doit également se soumettre à une vérification satisfaisante de casier judiciaire (avec filtrage du secteur vulnerable) et des registres concernant les enfants et les adultes victimes de mauvais traitements.

Comme condition d'emploi, les nouvelles recrues doivent se soumettre à une série de vérifications en matière de santé au travail. Elles doivent notamment confirmer leur immunisation ou immunité contre certaines maladies transmissibles. Les candidats retenus doivent également fournir une preuve de vaccination contre la COVID-19 avant la date du début de l'emploi.

St.Amant adopte des pratiques d’emploi équitables et favorise la formation d’un personnel inclusif et représentatif des personnes que nous soutenons, notamment au niveau de la diversité des aptitudes, expériences, cultures et identités. Les candidates et candidats peuvent demander des aménagements raisonnables dans tous les aspects du processus de sélection et d’embauche.

Fidèle à la Politique des services en langue française, St.Amant est engagé à offrir ses services en français et en anglais dans des zones francophones désignées de programmes et de services.

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